Ich möchte an dieser Stelle offen sagen, dass mich bestimmte Situationen durchaus belasten.

Wenn eine vertrauensvolle Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist oder wiederholt gegen getroffene Vereinbarungen verstoßen wird, sehe ich mich im Interesse einer geordneten Arbeitsweise und auch zu meinem eigenen Schutz veranlasst, entsprechende Konsequenzen zu ziehen.

Ich bitte hierfür um Ihr Verständnis.

Auch ich bin nur ein Mensch und kann meine Unterstützung nur dann zuverlässig und engagiert leisten, wenn die Zusammenarbeit von gegenseitigem Vertrauen, Respekt und der Einhaltung unserer Absprachen geprägt ist.

Ich möchte ausdrücklich betonen, dass es sich hierbei lediglich um wenige Einzelfälle handelt.

Dennoch ist es mir wichtig, diese Thematik einmal anzusprechen, um meine Arbeitsweise und die Gründe für mein Vorgehen nachvollziehbar darzulegen.

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Zusammenarbeit auf Grundlage der erteilten Vollmacht

Ich möchte an dieser Stelle einmal offen erklären, weshalb mir eine vertrauensvolle Zusammenarbeit so wichtig ist.

Wenn Sie mich beauftragen, erteilen Sie mir eine Vollmacht. Diese berechtigt mich, Sie gegenüber Kranken- und Pflegekassen sowie gegebenenfalls anderen Behörden und Institutionen zu vertreten. Ich handle dann in Ihrem Namen und in Ihrem Auftrag. Grundlage hierfür sind der zwischen uns geschlossene Vertrag sowie die von Ihnen erteilte Vollmacht an mich.

Nach Erteilung der Vollmacht informiere ich die jeweiligen Stellen darüber, dass ich Sie vertrete und künftig der Ansprechpartner in den betreffenden Angelegenheiten bin. Meine Aufgabe besteht darin, Ihre Interessen bestmöglich wahrzunehmen und alle erforderlichen Schritte für Sie zu übernehmen.

Dazu gehören beispielsweise:

die Beantragung eines Pflegegrades,
das gemeinsame Ausfüllen von Anträgen und Fragebögen,
die Korrespondenz mit Kranken- und Pflegekassen sowie anderen Behörden,
die Prüfung von Bescheiden,
das Verfassen und Einlegen von Widersprüchen einschließlich ausführlicher Begründungen,
sowie sämtliche weitere Schreiben, die im Rahmen Ihres Auftrags erforderlich sind.

Gerade die Begründung eines Widerspruchs gegen einen Pflegegrad umfasst häufig mehrere Seiten und erfordert einen erheblichen Zeitaufwand. Den tatsächlichen Arbeitsaufwand berechne ich dabei oftmals nicht vollständig, weil ich meinen Kunden insoweit entgegenkommen möchte.

Während meiner Tätigkeit bin ich gegenüber den zuständigen Stellen Ihr bevollmächtigter Ansprechpartner. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie keine Informationen erhalten. Im Gegenteil: Sie werden von mir fortlaufend über alle wesentlichen Entwicklungen informiert. Sie erhalten sämtliche von mir versandten Schreiben sowie eingehende Antworten – soweit möglich – als PDF per E-Mail, WhatsApp, Telegram oder auf dem Postweg. Sie sind daher jederzeit über den aktuellen Stand informiert.

Warum eigenständige Kontakte problematisch sind

In einigen Fällen kommt es vor, dass Kunden trotz bestehender Vollmacht zusätzlich selbst Kontakt mit den Kranken- oder Pflegekassen oder anderen Behörden aufnehmen und dort eigenständig tätig werden, ohne mich vorher zu informieren.

Ich habe selbstverständlich Verständnis dafür, dass man sich schnelle Ergebnisse wünscht. Dennoch führt ein solches Vorgehen in der Praxis häufig zu Problemen.

Wenn sowohl der Kunde als auch ich parallel gegenüber derselben Stelle auftreten, entstehen oftmals Missverständnisse. Es ist dann für mich nicht mehr nachvollziehbar, welche Informationen bereits ausgetauscht wurden, welche Vereinbarungen getroffen wurden oder welche Verfahrensschritte bereits erfolgt sind. Auch die zuständigen Stellen fragen in solchen Fällen nicht selten nach, ob meine Bevollmächtigung weiterhin besteht oder ob künftig nur noch der Kunde selbst tätig wird.

Unter diesen Umständen kann ich eine ordnungsgemäße und zuverlässige Vertretung nicht mehr gewährleisten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ich hatte für Kunden einen umfangreichen Widerspruch gegen einen Pflegegrad erstellt und ausführlich begründet. Nachdem über einen längeren Zeitraum keine Rückmeldung eingegangen war, fragte ich bei den Kunden nach, ob es bereits Neuigkeiten gebe.

Daraufhin erhielt ich die Auskunft, dass die Kunden selbst bei der Krankenkasse vorgesprochen und dort nochmals Druck gemacht haben. Gleichzeitig wurde mir mitgeteilt, dass eine erneute Begutachtung stattfinden werde.

Zwischen uns war jedoch zuvor ausdrücklich vereinbart worden, dass ich den Kunden bei einer erneuten Begutachtung begleiten und unterstützen würde. Von diesen Terminen hatte ich keine Kenntnis erhalten und konnte meine vereinbarte Aufgabe daher nicht wahrnehmen.

Besonders enttäuschend war für mich, dass der Erfolg der von mir ausgearbeiteten Widersprüche kaum Beachtung fanden. Die erneute Begutachtung war schließlich gerade aufgrund meines Widerspruchs veranlasst worden. Eine kurze Information oder Rückmeldung hätte ich in einer vertrauensvollen Zusammenarbeit erwartet.

Konsequenzen für die weitere Zusammenarbeit

Kommt es trotz bestehender Bevollmächtigung wiederholt dazu, dass Kunden eigenständig tätig werden und mich hierüber nicht informieren, behalte ich mir vor, das Vertragsverhältnis zu beenden.

In einem solchen Fall widerrufe ich die mir erteilte Vollmacht gegenüber den betreffenden Stellen, stelle meine Tätigkeit ein und informiere den Kunden hierüber schriftlich.

Ebenso verfahre ich, wenn über einen längeren Zeitraum keinerlei Rückmeldung des Kunden erfolgt. In diesen Fällen frage ich zunächst schriftlich nach, ob meine Unterstützung weiterhin gewünscht wird. Hierfür setze ich regelmäßig eine Frist von vier Wochen.

Erhalte ich innerhalb dieser Frist keine Rückmeldung, gehe ich davon aus, dass eine weitere Vertretung nicht mehr gewünscht ist. In diesem Fall beende ich den Vertrag, widerrufe meine Bevollmächtigung gegenüber den zuständigen Stellen und teile dies dem Kunden schriftlich mit.

Warum ich diesen Weg gehe

Diese Vorgehensweise dient nicht dazu, Kunden zu benachteiligen. Sie ist vielmehr erforderlich, um eine klare und geordnete Vertretung sicherzustellen.

Ich betreue viele Kunden, die sich bewusst dafür entschieden haben, ihre Angelegenheiten vollständig in meine Hände zu legen. Diese vertrauensvolle Zusammenarbeit funktioniert seit Jahren zuverlässig und ermöglicht es mir, ihre Interessen bestmöglich zu vertreten.

Wenn jedoch sowohl ich als auch der Kunde parallel gegenüber Behörden oder Kranken- und Pflegekassen tätig werden, lässt sich eine professionelle Vertretung häufig nicht mehr gewährleisten.

Sollte später erneut Unterstützung gewünscht werden

Kommt es nach Beendigung des Vertragsverhältnisses zu dem Wunsch, dass ich erneut tätig werden soll, ist dies grundsätzlich möglich. Allerdings handelt es sich dann um einen neuen Auftrag.

Hierfür ist der Abschluss eines neuen Vertrages, kostet wieder Geld, erforderlich. Ebenso muss eine neue Vollmacht erteilt werden, kostet auch wieder Geld. Außerdem wird der vereinbarte Vorschuss in Höhe von 40,00 € erneut fällig welcher bei der Gesamtrechnung in Abzug gebracht wird.

Diese zusätzlichen Schritte und Kosten lassen sich in vielen Fällen vermeiden, wenn die ursprünglich vereinbarte Zusammenarbeit konsequent eingehalten wird.*

*In solchen Fällen kann es vorkommen, dass ich eine erneute Übernahme der Vertretung ablehne. Hintergrund hierfür ist, dass eine erfolgreiche Zusammenarbeit eine vertrauensvolle Basis, eine klare Kommunikation sowie die Einhaltung gemeinsamer Absprachen voraussetzt. Wenn diese Voraussetzungen aus meiner Sicht nicht mehr gegeben sind oder begründete Zweifel an einer erneuten erfolgreichen Zusammenarbeit bestehen, behalte ich mir vor, keinen weiteren Auftrag anzunehmen.

Abschließend möchte ich daher um Verständnis bitten:

Entweder vertrete ich Sie aufgrund Ihrer Vollmacht und übernehme die Kommunikation mit den zuständigen Stellen, oder Sie entscheiden sich dafür, Ihre Angelegenheiten selbst zu regeln.

Beides gleichzeitig führt regelmäßig zu unnötigen Missverständnissen und erschwert eine erfolgreiche Vertretung. Wenn Sie Ihre Angelegenheiten vollständig selbst übernehmen möchten, benötigen Sie meine Unterstützung nicht und können sich die entsprechenden Kosten sparen.

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit setzt voraus, dass beide Seiten ihre jeweiligen Aufgaben und Absprachen einhalten. Nur so kann ich Sie bestmöglich vertreten und Ihre Interessen mit dem erforderlichen Engagement wahrnehmen.